Potrebbe essere un numero particolare in una tabella o un punto o barra importante in un grafico.  Io ho un puntatore laser all’interno del mio telecomando per le presentazioni, un modello precedente del nuovo Kensignton Si600 Wireless Presenter, e “ogni tanto”  utilizzo il puntatore laser incorporato.

Se vi piace utilizzare un puntatore laser quando presentate, dovreste farlo con attenzione e seguire questi due consigli:

• Limitate i movimenti al minimo indispensabile e disattivate il laser quando avete indicato l’oggetto sullo schermo. Ci sono relatori che insistono troppo nel girare il punto di luce intorno al dato che interessa e poi muovono il puntatore in giro per la slide pensando di aiutare l’uditorio a focalizzare l’attenzione sulle cose giuste, mentre in realtà fanno girare la testa a chi ascolta, stancano e causano distrazione.  A volte si dimenticano di averlo acceso e puntano in giro per l’aula senza accorgersene, e il pubblico comincia a preoccuparsi.
• Se la vostra mano trema troppo, forse perchè siete un po’ agitati, potrebbe essere meglio trovare metodi alternativi per evidenziare qualcosa sullo schermo:

1. utilizzando frecce o colori diversi inseriti direttamente in PowerPoint
2. ingrandendo il font per aumentarne la leggibilità
3. separando le informazioni su più slide, ovvero costruendo una slide specifica per ogni punto da evidenziare

La stessa cosa può succedere durante un webcast con il puntatore del mouse. Cercate di limitare i movimenti quando state registrando o presentando dal vivo via internet. Anche in questo caso troppi movimenti del puntatore distraggono moltissimo l’attenzione.

I codici QR sono fatti apposta per gli smartphone e gli utenti mobili. Lo sapevate che l’Italia è il secondo paese utilizzatore al mondo?  Lo scrive Quarkode nella suo documento  QR-Code: Relazione sull’utilizzo della tecnologia appena pubblicato.

Ma si possono anche sfruttare nelle presentazioni?

Ecco i miei suggerimenti per presentatori, formatori, docenti e speaker che desiderano utilizzare questa nuova opportunità.

1. Inserire un codice QR sull’ultima slide della vostra presentazione che codifica un link alle vostre informazioni di contatto (Vcard)
2. Inserire un codice QR Code su una slide con un link alla presentazione in corso caricata su Slideshare o al vostro profilo su Slideshare
3. Inserire un codice QR Code su una slide che porta a una offerta speciale (libro, servizio, prodotto…) o bonus solo per i partecipanti
4. Aggiungere valore al materiale stampato consegnato ai partecipanti inserendovi codici QR per accedere a risorse ultimediali di approfondimento
5. Inserire un codice QR su una slide o handout per far accedere i participanti a un modulo di feedback, sondaggio o altro questionario.

Ovviamente i contenuti referenziati dai link devono essere fruibili su piattaforme mobili.

Avete altre idee per come utilizzare i codici QR nelle presentazioni?

Se non avete uno smarphone ma siete curiosi di vedere cosa appare su un iPhone quando si rileva il codice QR in cima a questo articolo (che ho abbinato al mio profilo su Linkedin) eccovi accontentati:

Un presentatore può dover affrontare emergenze tecniche di vari tipi. La maggior parte di noi gira con un personal computer portatile e lo collega al proiettore della sala riunioni, centro conferenze o aula.

Ma cosa succede se il nostro portatile si rompe o non funziona?

In quel caso tiriamo fuori una chiavetta USB (chiamato anche flash drive o penna USB) con una copia di riserva della presentazione. Idea eccellente che in tanti casi risolve il problema, ovviamente se c’è un’altro notebook disponibile per il collegamento al sistema di proiezione.

Dovreste sentirvi tranquilli con una copia di backup su chiavetta USB?

Io ho trovato che questo non è necessariamente sufficiente.

Perchè?

Perchè avere la presentazione PowerPoint sulla memoria del pen drive potrebbe non essere abbastanza per ricreare il “sistema” che avete sul vostro portatile. Il vostro computer è configurato per poter mostrare correttamente filmati di vari generi (Windows Media, Quicktime, …) , visualizzare DVD e ha una copia di PowerPoint allineata alla vostra presentazione. Il pc di un’altra persona potrebbe non essere configurato per visualizzare filmati QuickTime, mostrare DVD o potrebbe non avere PowerPoint installato.  A volte questo succede con aule dove sono presenti computer collegati al proiettore che sono un po’ sorpassati, con sistemi operativi più vecchi che magari non hanno le opzioni che voi date per scontate sul vostro pc.

Fortunatamente, alcuni programmi possono essere velocemente installati su pc Windows. Questo è il caso del player Apple QuickTime o il visualizzatore di Microsoft PowerPoint.

Ma… avete mai pensato che il pc che potreste dover usare potrebbe non avere i diritti di amminstratore che consentono di installare nuovo software?  E che quindi non vi sarà consentito installare nè il visualizzatore di PowerPoint, nè il software per visualizzare filmati Quicktime o DVD?

Cosa fate in questo caso?  Siete preparati per questo tipo di emergenza?

La soluzione esiste: eseguire i programmi direttamente dalla chiavetta USB.

Di recente ho assistito un cliente sia nella preparazioni di presentazioni con PowerPoint che nell’allestimento di una chiavetta USB “completa”, che gli consentirà di viaggiare senza pc e di presentare senza problemi su qualsiasi computer Windows.

Non parlo di eseguire i programmi d’installazione, ma di installare il software stesso sulla chiave USB invece che sull’hard disk del pc. Non tutti i programmi lo consentono, perchè spesso durante l’installazione vengono scritti dei dati nei file del sistema operativo.   Ma ci sono dei programmi cosidetti portatili (“portable” in inglese) che lo consentono.  Ecco due programmi utili che potete installare ed eseguire direttamente dal vostro flash drive:

1. VLCPortable

VLC è un media-player gratuito abbastanza conosciuto  che esiste anche in una versione portatile. Supporta vari formati audio e video (MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, DivX, XviD, WMV, mp3, ogg, …) così come DVD, VCD, e vari protocolli di streaming.

2. Visualizzatore PowerPoint

Microsoft offre i visualizzatori PowerPoint gratuitamente sul suo sito per le versioni 2003, 2007 e 2010. Il visualizzatore di PowerPoint 2010 può anche visualizzare presentazioni create con le versioni precendenti.  Sfortunatamente però non consente l’installazione su uno stick USB. Va installato sul disco fisso di un pc e richiede 270MB di spazio libero. Potete invece utilizzare la funzione  “Pacchetto per CD” di PowerPoint: il visualizzatore occuperà circa 6MB di spazio, quindi starà tranquillamente su qualsiasi chiavetta USB, anche le più piccole.

Ci sono tanti altri programmi “portatili” che potete eseguire comodamente da uno stick USB.  PortableApps.com è una piattaforma aperta e gratuita con tanti programmi progettati per essere installati su chiavette USB o altri dispositivi di memoria portatili.  Ha anche un sistema di menù per rendere più facile l’accesso ai programmi.  Vale la pena dare uno sguardo.  Perchè non portarsi dietro anche un programma per gestire file ZIP, un antivirus e un browser Internet personalizzato?

Per evitare altri problemi tecnici durante le presentazioni, scaricate la mia checklist “Otto segreti per presentazioni impeccabili“.  Non è richiesta alcuna registrazione.

Se conoscete altri trucchi o software alternativi per superare emergenze tecniche quando presentate, anche su piattaforma Mac, aggiungetele in un commento qui sotto.

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photo credit: amonja

Il risultato è stato che:

1. l’audience tendeva automaticamente a guardare e a leggere la slide, scollegandosi dal discorso dell’oratore
2. il pubblico leggeva più velocemente di quanto l’oratore parlasse
3. completata la lettura, il pubblico attendeva con insofferenza la prossima slide.

In questo caso una slide migliore  sarebbe stata un’immagine a schermo intero, con il titolo e niente di più. L’oratore avrebbe avuto la piena attenzione del suo pubblico, e la slide gli sarebbe servita come supporto visivo per rinforzare il suo messaggio.  Lo speaker avrebbe avuto anche un motivo in meno per girarsi a guardare lo schermo.  Tutto questo a vantaggio di una migliore comunicazione.

Volete un’opinione su come migliorare una vostra presentazione? Contattatemi.

Un ottimo presentatore, un argomento interessante, un vasto e attento pubblico, ma… l’oratore molto spesso si girava per guardare le slide proiettate sul grande schermo dietro di lui. Così facendo dava le spalle a buona parte del pubblico.

Questo non era necessario, perchè:

1. Il palco era attrezzato con un paio di schermi a pavimento su entrambi i lati, consentendo allo speaker di guardare cosa veniva proiettato senza doversi girare.
2. Lo speaker aveva in mano un telecomando per avanzare le slide, quindi si poteva anche muovere tranquillamente sul palco (al massimo avrebbe dato le spalle un po’ a destra e un po’ a sinistra).

La prossima volta che fate una presentazione, ricordatevi di parlare al pubblico che vi ascolta e non allo schermo dietro di voi.  Ne guadagnerà l’impatto della vostra presentazione.