Un presentatore può dover affrontare emergenze tecniche di vari tipi. La maggior parte di noi gira con un personal computer portatile e lo collega al proiettore della sala riunioni, centro conferenze o aula.

Ma cosa succede se il nostro portatile si rompe o non funziona?

In quel caso tiriamo fuori una chiavetta USB (chiamato anche flash drive o penna USB) con una copia di riserva della presentazione. Idea eccellente che in tanti casi risolve il problema, ovviamente se c’è un’altro notebook disponibile per il collegamento al sistema di proiezione.

Dovreste sentirvi tranquilli con una copia di backup su chiavetta USB?

Io ho trovato che questo non è necessariamente sufficiente.

Perchè?

Perchè avere la presentazione PowerPoint sulla memoria del pen drive potrebbe non essere abbastanza per ricreare il “sistema” che avete sul vostro portatile. Il vostro computer è configurato per poter mostrare correttamente filmati di vari generi (Windows Media, Quicktime, …) , visualizzare DVD e ha una copia di PowerPoint allineata alla vostra presentazione. Il pc di un’altra persona potrebbe non essere configurato per visualizzare filmati QuickTime, mostrare DVD o potrebbe non avere PowerPoint installato.  A volte questo succede con aule dove sono presenti computer collegati al proiettore che sono un po’ sorpassati, con sistemi operativi più vecchi che magari non hanno le opzioni che voi date per scontate sul vostro pc.

Fortunatamente, alcuni programmi possono essere velocemente installati su pc Windows. Questo è il caso del player Apple QuickTime o il visualizzatore di Microsoft PowerPoint.

Ma… avete mai pensato che il pc che potreste dover usare potrebbe non avere i diritti di amminstratore che consentono di installare nuovo software?  E che quindi non vi sarà consentito installare nè il visualizzatore di PowerPoint, nè il software per visualizzare filmati Quicktime o DVD?

Cosa fate in questo caso?  Siete preparati per questo tipo di emergenza?

La soluzione esiste: eseguire i programmi direttamente dalla chiavetta USB.

Di recente ho assistito un cliente sia nella preparazioni di presentazioni con PowerPoint che nell’allestimento di una chiavetta USB “completa”, che gli consentirà di viaggiare senza pc e di presentare senza problemi su qualsiasi computer Windows.

Non parlo di eseguire i programmi d’installazione, ma di installare il software stesso sulla chiave USB invece che sull’hard disk del pc. Non tutti i programmi lo consentono, perchè spesso durante l’installazione vengono scritti dei dati nei file del sistema operativo.   Ma ci sono dei programmi cosidetti portatili (“portable” in inglese) che lo consentono.  Ecco due programmi utili che potete installare ed eseguire direttamente dal vostro flash drive:

1. VLCPortable

VLC è un media-player gratuito abbastanza conosciuto  che esiste anche in una versione portatile. Supporta vari formati audio e video (MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, DivX, XviD, WMV, mp3, ogg, …) così come DVD, VCD, e vari protocolli di streaming.

2. Visualizzatore PowerPoint

Microsoft offre i visualizzatori PowerPoint gratuitamente sul suo sito per le versioni 2003, 2007 e 2010. Il visualizzatore di PowerPoint 2010 può anche visualizzare presentazioni create con le versioni precendenti.  Sfortunatamente però non consente l’installazione su uno stick USB. Va installato sul disco fisso di un pc e richiede 270MB di spazio libero. Potete invece utilizzare la funzione  “Pacchetto per CD” di PowerPoint: il visualizzatore occuperà circa 6MB di spazio, quindi starà tranquillamente su qualsiasi chiavetta USB, anche le più piccole.

Ci sono tanti altri programmi “portatili” che potete eseguire comodamente da uno stick USB.  PortableApps.com è una piattaforma aperta e gratuita con tanti programmi progettati per essere installati su chiavette USB o altri dispositivi di memoria portatili.  Ha anche un sistema di menù per rendere più facile l’accesso ai programmi.  Vale la pena dare uno sguardo.  Perchè non portarsi dietro anche un programma per gestire file ZIP, un antivirus e un browser Internet personalizzato?

Per evitare altri problemi tecnici durante le presentazioni, scaricate la mia checklist “Otto segreti per presentazioni impeccabili“.  Non è richiesta alcuna registrazione.

Se conoscete altri trucchi o software alternativi per superare emergenze tecniche quando presentate, anche su piattaforma Mac, aggiungetele in un commento qui sotto.

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photo credit: amonja

Qualche sottolineatura:

• Dovete avere un account SkyDrive (gratuito) per poter partecipare (Sky Drive è un sito Microsoft per immagazzinare on-line documenti e file di vario genere; mette a disposizione degli iscritti 25GB di spazio). È necessario un account hotmail, messenger o livemail per poter utilizzare SkyDrive.
• Dovete caricare almeno un documento creato con Office nella cartella pubblica
• Dovete cambiare la lingua a Inglese

Il resto è abbastanza automatico.

Ho seguito la procedura e ho creato una nuova presentazione PowerPoint. Purtroppo, dopo aver solo inserito del semplice testo nella slide di titolo, si sono verificati dei problemi che non mi hanno permesso di procedere. Ogni slide che creavo mostrava codice sorgente!

Guardate cosa si vede sul mio schermo (cliccate sul’immagine per ingrandire):

E non è colpa di Firefox, lo stesso succede con Internet Explorer.

Spero che il problema sia noto a Microsoft e che verrà sistemato, in modo da poter procedere con le prove.

Da qualche anno utilizzo un telecomando wireless prodotto della Kensington e mi trovo molto bene. Ha uno spinotto USB estraibile che si inserisce sul pc da controllare. È compatibile sia con pc Windows che Mac.

Il mio modello è il 33062, non più in vendita, ma ne esiste uno simile che è il modello Si600 Wireless Presenter che costa circa 22 Euro. Lo potete aquistare in Italia anche tramite il sito di Amazon.it; cliccate sul  link che segue per ulteriori informazioni (link affiliato Amazon): Kensington Si600 Wireless Presenter

Quando si comincia a percepire che il telecomando non controlla l’avanzamento delle slide in modo liscio significa che è arrivato il momento di cambiare la batteria. La sostituzione è facile, serve solo un piccolissimo cacciavite a stella, ma non è facile capire quale sia il tipo di batteria, visto che ce ne sono tante di simili. L’anno scorso ho chiamato il supporto tecnico della Kensington per chiedere a loro che pila acquistare, ma non sono stati capaci di dirmelo. Durante la lunga telefonata io navigavo in Internet per vedere se trovavo da sola la risposta, e in effetti ho fatto prima io! La pila giusta è la 2032 al litio, disponibile al supermercato.

Il telecomando ha anche un puntatore laser (il pulsante superiore). Gli altri pulsanti sono per avanzare o tornare indietro di una slide, e quello sotto è invece per mostrare una slide bianca, l’equivalente di premere il tasto “B” su PowerPoint.

È un accessorio per pc portatile molto utile per chi fa spesso presentazioni perchè consente di muoversi nella sala con libertà e non rimanere ancorati dietro al personal computer.

Avete già richiesto e scaricato il pdf gratuito intitolato “Otto segreti per presentazioni impeccabili“?

Ho collaborato col Prof. Andrew Abela, autore del libro “Advanced Presentations by Design: Creating Communication that Drives Action“ e del relativo blog Extreme Presentation(tm) Method per la traduzione in italiano del suo quadro sinottico per la scelta del grafico più indicato per comunicare vari tipi di dati.

È uno strumento utile per chi desidera mostrare in modo grafico dei dati ma non è sicuro su quale formato sia più efficace. Il file in formato pdf si può scaricare da questo link: Che grafico scegliere?

C’è chi pensa che il mondo dei podcast sia dominio riservato alle aziende high-tech: niente di più sbagliato. Qualsiasi azienda o professionista può utilizzare questo strumento Web 2.0 per pubblicizzare i propri prodotti o servizi su internet.

La realizzazione di un video podcast ha molto in comune con la preparazione di una presentazione efficace con PowerPoint. In effetti lo strumento informatico di partenza può essere lo stesso, anche se poi vengono utilizzati altri software per aggiungere la colonna sonora e montare il video.

Recentemente ho collaborato alla realizzazione di un paio di video podcast, sia in italiano che in inglese, per promuovere nuove varietà di piante da fiore. Questi podcast sono stati caricati sia su Slideshare che su YouTube, e altri siti seguiranno.

Ecco i due podcast realizzati in italiano: