Come preparare una chiavetta USB per non avere problemi con le presentazioni

NB: questo articolo è del 2010, alcuni consigli potrebbero essere datati.

Un presentatore può dover affrontare emergenze tecniche di vari tipi. La maggior parte di noi gira con un personal computer portatile e lo collega al proiettore della sala riunioni, centro conferenze o aula.

Ma cosa succede se il nostro portatile si rompe o non funziona?

In quel caso tiriamo fuori una chiavetta USB (chiamato anche flash drive o penna USB) con una copia di riserva della presentazione. Idea eccellente che in tanti casi risolve il problema, ovviamente se c’è un’altro notebook disponibile per il collegamento al sistema di proiezione.

Dovreste sentirvi tranquilli con una copia di backup su chiavetta USB?

Io ho trovato che questo non è necessariamente sufficiente.

Perchè?

Perchè avere la presentazione PowerPoint sulla memoria del pen drive potrebbe non essere abbastanza per ricreare il “sistema” che avete sul vostro portatile. Il vostro computer è configurato per poter mostrare correttamente filmati di vari generi (Windows Media, Quicktime, …) , visualizzare DVD e ha una copia di PowerPoint allineata alla vostra presentazione. Il pc di un’altra persona potrebbe non essere configurato per visualizzare filmati QuickTime, mostrare DVD o potrebbe non avere PowerPoint installato.  A volte questo succede con aule dove sono presenti computer collegati al proiettore che sono un po’ sorpassati, con sistemi operativi più vecchi che magari non hanno le opzioni che voi date per scontate sul vostro pc. E anche si avesse PowerPoint, potrebbe non avere i font che voi avete utilizzato nella presentazione.

Fortunatamente, alcuni programmi possono essere velocemente installati su pc Windows. Questo è il caso del player Apple QuickTime o il visualizzatore di Microsoft PowerPoint.

Ma… avete mai pensato che il pc che potreste dover usare potrebbe non avere i diritti di amminstratore che consentono di installare nuovo software?  E che quindi non vi sarà consentito installare nè il visualizzatore di PowerPoint, nè il software per visualizzare filmati Quicktime o DVD?

Cosa fate in questo caso?  Siete preparati per questo tipo di emergenza?

La soluzione esiste: eseguire i programmi direttamente dalla chiavetta USB.

Di recente ho assistito un cliente sia nella preparazioni di presentazioni con PowerPoint che nell’allestimento di una chiavetta USB “completa”, che gli consentirà di viaggiare senza pc e di presentare senza problemi su qualsiasi computer Windows.

Non parlo di eseguire i programmi d’installazione, ma di installare il software stesso sulla chiave USB invece che sull’hard disk del pc. Non tutti i programmi lo consentono, perchè spesso durante l’installazione vengono scritti dei dati nei file del sistema operativo.   Ma ci sono dei programmi cosidetti portatili (“portable” in inglese) che lo consentono.  Ecco due programmi utili che potete installare ed eseguire direttamente dal vostro flash drive:

VLCPortable

VLC è un media-player gratuito abbastanza conosciuto  che esiste anche in una versione portatile. Supporta vari formati audio e video (MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, DivX, XviD, WMV, mp3, ogg, …) così come DVD, VCD, e vari protocolli di streaming.

Visualizzatore PowerPoint

Microsoft offre i visualizzatori PowerPoint gratuitamente sul suo sito per le versioni 2003, 2007 e 2010. Il visualizzatore di PowerPoint 2010 può anche visualizzare presentazioni create con le versioni precendenti.  Sfortunatamente però non consente l’installazione su uno stick USB. Va installato sul disco fisso di un pc e richiede 270MB di spazio libero.

Potete invece utilizzare la funzione  “Pacchetto per CD” di PowerPoint 2003 e 2007 : il visualizzatore occuperà circa 6MB di spazio, quindi starà tranquillamente su qualsiasi chiavetta USB, anche le più piccole. Una funzione analoga esiste anche in PowerPoint 2013 e si chiama “Crea pacchetto presentazione per CD” tra le opzioni “Esporta”.  Invece di salvare sul CD si sceglie di salvare in una cartella, che può essere ovunque, anche in una chiavetta.  Suggerisco di provare ad eseguire ciò che è stato salvato con questo metodo perché non tutte le funzioni di PowerPoint 2013 sono supportate dal visualizzatore che viene incorporato.

Ci sono tanti altri programmi “portatili” che potete eseguire comodamente da uno stick USB.  PortableApps.com è una piattaforma aperta e gratuita con tanti programmi progettati per essere installati su chiavette USB o altri dispositivi di memoria portatili.  Ha anche un sistema di menù per rendere più facile l’accesso ai programmi.  Vale la pena dare uno sguardo.  Perché non portarsi dietro anche un programma per gestire file ZIP, un antivirus e un browser Internet personalizzato?

Per evitare altri problemi tecnici durante le presentazioni, scaricate la mia checklist “13 Segreti per presentazioni impeccabili“.  Non è richiesta alcuna registrazione, e i consigli vi serviranno senz’altro durante la prossima presentazione.